Windows İşletim Sistemi tarafından kullanılan statik klasör yapısı ile dokümanlar sadece bir klasör içerisinde görüntülenebilir. Windows üzerinde bir dokümanın farklı klasörlerde de görüntülenmesi için ya dokümanın bir kopyasını ya da ilgili dokümanın kısayolunu oluşturmamız gerekir. Bu yöntemler, dokümanlarınızın sayısı arttıkça karışıklığa ve verimsiz bir çalışmaya neden olur. M-Files’ın Dinamik Görünüm özelliği sayesinde tek bir doküman birden fazla görünümde görüntülenebilir.

M-Files Doküman Yönetim Sistemi’ni şirketinizin ortak bir arşivi(havuzu) gibi düşünürsek, sisteme kaydedilen her doküman havuz içerisinde tutulur. Kayıtlı olan her dokümana metadata kartı aracılığı ile özellikler tanımlanır. Tanımlanan bu özellikleri kullanarak görünümleri kişisel kullanımınızı kolaylaştıracak şekilde özelleştirebilirsiniz.

Yeni Görünüm Oluşturmak

Yeni görünüm oluşturmak için bir kaç yöntem kullanabiliriz; kullanıcı ara yüzü üzerindeyken sağ tıklayıp Yeni Görünüm menüsü seçilebilir. Görev alanından Görünüm nesnesini de seçebiliriz. Karşımıza “Görünüm Tanımla” ekranı gelir. Buradan ‘İsim’ alanına gelip görünüme vermek istediğimiz adı yazarız. Görünümün tüm kullanıcılara ortak olmasını istiyorsak ‘Bütün Kullanıcılara Ortak’ seçeneğini işaretleyebiliriz. Bu seçenek sadece yönetici hakları olan kullanıcılarda görünecektir. Bu seçenek işaretlenmez ise oluşturulan görünümü yalnızca oluşturan kullanıcı görebilir.

Daha sonra “Filtre Tanımla” butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan diyalog üzerinde nesnelerimizin bu görünüm altında görüntülenebilmesini sağlayacak özellikleri belirtebiliriz. Ayrıca gruplamalar yaparak ana görünümün altında, nesne özelliklerini kullanarak Sanal Görünümler yani Alt Görünümler oluşturabiliriz. Gerekli özelleştirmeleri de yapıp Tamam butonuna bastığımızda görünümümüz artık M-Files üzerinde oluşturulmuş olacaktır.

Görünüm oluşturmak için kullanabileceğimiz bir diğer yöntem de kullanıcı ara yüzünde iken görev çubuğundan ‘Yeni – Görünüm’ özelliğini seçip M-Files üzerinde yeni bir görünüm oluşturabiliriz. Görünümün içerisinde filtreyi karşılayan dokümanlar otomatik şekilde görünecektir.