M-Files doküman yönetim sistemi her türlü uzantıda dokümanı bünyesinde barındırabilmektedir. Bu dokümanlar sistemde bir havuz mantığıyla tutulur ve Metadata kartı üzerindeki özelliklere göre ayrıştırılır. Peki Metadata kartı nedir? M-Files sisteme her doküman girişi yapıldığında (sürükle bırak, kopyala-yapıştır ya da doküman nesnesinden) sistem karşınıza bir kart çıkartacaktır. Bu kart Metadata kartıdır. Metadata kartında sisteme dâhil ettiğiniz dokümanın ait olduğu Sınıf Grubu, Sınıf ve Dokümanı daha öncede bahsettiğimiz gibi havuz içerisinden ayrıştıracağımız özellikler bulunmaktadır.



İşaretli alanlarda da gördüğümüz üzere dokümanın Sınıf Grubu 01.Evrak Yönetimi, Sınıfı Gelen Evrak’tır.


Özelliklerde sıralandığı üzere; İsim veya Başlık, Gönderen Kişi, Konu ve Tarihtir. Dokümanı ekleyip özelliklerini girdikten sonra sisteme iki farklı şekilde dahil edebiliriz; Düzenleme için açarak ya da Hemen check in yaparak. Düzenleme için açarsak doküman açılır ve içinde değişiklikler yapılır. Eğer hemen check- in yap işaretlenmişse doküman sisteme direk olarak dahil edilir.