M-Files’da bir doküman sisteme girildiği zaman doküman Check in olmuş olur. Sistemde bulunduğu sürece check in durumunda kalır. Eğer bir kullanıcı bu dokümana erişmek ve düzenlemek isterse kullanıcıya bu dokümanı nasıl açmak istediği sorulur.



Salt Okunur olarak açılan dokümanlar sadece okunabilir üzerinde bir değişiklik yapılamaz. Check Out edilen doküman ise sistemden ayrıştırılır ve o dokümana erişen kullanıcıya tahsis edilir. Başka bir kullanıcı bu dokümana erişmek isterse salt okunur olarak en son chek-out edildiği şekilde karşısına çıkacaktır. Kullanıcı bu dokümanı kapatana ve tekrar check in yapana kadar dokümana kimse erişemez. Düzenlenen doküman kaydedilip kapatılırken sistem size bu dokümanı tekrar check in yapmak isteyip istemediğinizi soracaktır.


Dokümanı check-in etmediğiniz takdirde sistemden çıkarken M-Files size check out ettiğiniz dokümanlar olduğunu ve bu dokümanların sonucunu da soracaktır.


Eğer OK derseniz doküman check out durumunda kalır. İptal derseniz de sistemden çıkış yapılır doküman Check out’lu olarak kalır. Göster derseniz Check out ettiğiniz nesneler karşınıza çıkacaktır.