M-Files doküman yönetim sistemi Microsoft Outlook ile tamamen entegre şekilde çalışır. Outlook’a gelen e-postaları otomatik olarak M-Files içerisine kaydederken kontak kişiler ve kurumlar ile eşleştirebilirsiniz. Bu işlemi otomatik olarak yapmak için M-Files sunucu yönetimi tarafında bulunan e-posta kullanıcı entegrasyonu ayarları özelliğini kullanabiliriz. Bu özelliğe kullanacağımız doküman kütüphanesi seçili iken sağ tıklayarak ulaşabiliriz.

 

 

E-posta kullanıcı entegrasyon ayarları özelliğini seçtikten sonra karşımıza bir pencere gelecektir. Gerekli eşleştirmeleri buradan yapıyoruz. Mail içeriğinde bulunan e-posta adresini ilgili nesne tipi ile yani ilgili kişi nesnesiyle eşleştiriyoruz. Daha sonra yine mail içeriğinde bulunan web adresini ilgili kişi nesne tipiyle yani buradaki kütüphanede bulunan müşteri nesne tipiyle eşleştiriyoruz. Bu eşleştirmeyi yaptıktan sonra düzgün çalışabilmesi için Kontak kişi nesne tipinin müşteri nesne tipinin alt nesnesi olması gerekmektedir. Eşleştirmeleri yaptıktan sonra tamam butonuna bastığımızda yapmış olduğumuz ayarlar etkin olacaktır.


Gelişmiş sekmesinde ise M-Files Desktop veya Web kullanırken sürükle bırak yöntemiyle atılan e-posta mesajlarının başlık kısmındaki bilgilerden metadata özellliklerini otomatik olarak doldurur. M-Files otomatik olarak bu ayarları tanımlı eşleştirmelere göre metadata kartını doldurur. İlk olarak Outlook üzerinden M-Files’a e-posta kaydedin ve bu e-posta iletileri için bir sınıf seçebilirsiniz. İkincisi her e-posta başlık alanı için uygun bir metadata kartı tanımlayın. Eğer Kimden alanında yer alan bilgilerin e-posta nesnesinin metadata kartında otomatik olarak doldurulmasını istiyorsanız açılan menüden uygun özelliği seçin.