M-Files Doküman Yönetim sistemi her türlü bilgiyi bir havuz mantığıyla bünyesinde barındırmaktadır. Eğer koşulsuz bir arama yapacak olunursa, her türlü verinin sadece nesne tiplerine göre ayrıştığını görebilirsiniz. Bu havuzu etkili kullanmanın en iyi yolu doküman sistemine dahil edilecek bilgilerin, dokümanların ve verilerin doğru özelliklere yani metadatalara sahip olmasıdır. Metadata özellikleriniz her ne kadar verilerinizle uyumlu olursa ve sizin arama kriterlerinizi, görünüm kriterlerinizi ne derece sağlarsa o kadar başarılı bir sistemde çalışıyor olursunuz. Bu havuzda bulunan dokümanlar daha sonra karşımıza metadata kartına girdiğimiz özelliklerin sanal klasör oluşturması ile çıkacaktır. Sanal klasörler değiştirilemez ancak metadata özelliklerini barındırabilir. Bu yüzden oluşturulan doküman, veri vs. doğru bir şekilde analiz edilerek, gereken özellikler dikkatlice tanımlanmalıdır.